最近有幾位朝陽(yáng)區的老板來(lái)咨詢(xún)，說(shuō)公司里積壓了好多舊文件、作廢的宣傳冊和帶公司信息的印刷品，不知道怎么處理才放心。
直接扔垃圾桶吧，怕信息泄露；堆在倉庫吧，又占地方還存著(zhù)隱患。
這確實(shí)是個(gè)挺實(shí)際的問(wèn)題，今天咱們就聊聊，企業(yè)怎么建立一套靠譜的印刷品銷(xiāo)毀制度。

為什么印刷品不能隨便扔？

你可能覺(jué)得，不就是幾張廢紙嘛。
但這里面門(mén)道可不少。
比如作廢的合同草案、帶客戶(hù)信息的表格、內部會(huì )議紀要、甚至印錯的帶公司logo的信封，如果被有心人撿到，都可能推導出公司的經(jīng)營(yíng)動(dòng)向、客戶(hù)資源甚至商業(yè)機密。
特別是對于在北京這類(lèi)商業(yè)活動(dòng)密集的城市，信息就是競爭力，妥善處理廢棄印刷品，是企業(yè)管理中不可忽視的一環(huán)。

一套簡(jiǎn)單的銷(xiāo)毀制度包含什么？

其實(shí)不用想得太復雜，核心就是“分類(lèi)、審批、執行、記錄”四步走。
公司可以規定，凡是帶公司名稱(chēng)、logo、內部信息或客戶(hù)數據的印刷品，都屬于待銷(xiāo)毀范圍。
員工產(chǎn)生這類(lèi)廢品時(shí)，先放入指定的“待銷(xiāo)毀收集箱”，而不是普通廢紙簍。
由行政部門(mén)定期（比如每月）統一申請銷(xiāo)毀，經(jīng)過(guò)相關(guān)負責人審批。
最關(guān)鍵的是執行環(huán)節，必須采用無(wú)法復原的銷(xiāo)毀方式。
最后，別忘了做個(gè)簡(jiǎn)單的記錄，寫(xiě)明銷(xiāo)毀時(shí)間、物品種類(lèi)、大概數量和經(jīng)辦人，這份記錄自己留存備查就行。

常見(jiàn)的銷(xiāo)毀方法有哪些？

對于大多數北京的中小企業(yè)來(lái)說(shuō)，以下幾種方法比較實(shí)用：一是使用碎紙機，這是最普遍的方式，注意要選擇交叉切割的，碎得越細越好。
二是集中焚燒，但這需要符合環(huán)保規定，在北京城區操作不太現實(shí)。
三是聯(lián)系專(zhuān)業(yè)的保密銷(xiāo)毀公司，他們會(huì )上門(mén)收取，用大型設備進(jìn)行粉碎或溶漿處理，并出具銷(xiāo)毀證明，適合銷(xiāo)毀量特別大或者含有高度敏感信息的情況。
像北京中旗會(huì )計服務(wù)有限公司在協(xié)助客戶(hù)處理內部檔案時(shí)，就會(huì )推薦這類(lèi)專(zhuān)業(yè)服務(wù)，省心又安全。

有老板問(wèn)，那公司以前沒(méi)這個(gè)制度，現在一堆東西怎么處理？建議可以以此為契機，先集中處理一次歷史遺留問(wèn)題，把制度建立起來(lái)。
處理時(shí)，zuihao有兩人以上在場(chǎng)，互相監督，確保過(guò)程無(wú)誤。
建立制度后，也要跟員工簡(jiǎn)單培訓一下，讓大家養成習慣。

***印刷品銷(xiāo)毀看似是小事，卻體現了公司的管理規范和風(fēng)險意識。
花一點(diǎn)時(shí)間建立個(gè)小流程，就能避免潛在的煩，這筆賬怎么算都劃算。